Çalışan kişisel verilerinin silinmesini isterse ne yapılır? KVKK silme talebi adım adım
Bir çalışan ya da eski çalışan kişisel verilerinin silinmesini istediğinde talebi kaydetmek, kişiyi doğrulamak, neyin silinip neyin yasal olarak saklanacağını ayırmak ve sonucu yanıtlamak gerekir. Bu rehber süreci adım adım anlatır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişiye verilerinin silinmesini isteme hakkı tanır. Talep bir çalışandan ya da işten ayrılmış birinden geldiğinde iş yalnız bir kullanıcıyı silmekten ibaret değildir: aynı kişinin verisi e-postada, dosyalarda, giriş kayıtlarında ve faturalarda farklı yerlerde durur. Bazıları silinmeli, bazıları yasal yükümlülük gereği saklanmalıdır.
Silme talebi adım adım
- Talebi kaydedin. Tarih, başvuru yolu ve kapsamı yazın. Kanuna göre başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
- Kişiyi doğrulayın. Talebin gerçekten veri sahibinden geldiğinden emin olun.
- Verinin nerede olduğunu çıkarın. Kullanıcı hesabı, iletişim bilgileri, oturumlar, mobil cihaz kayıtları, formlar, ürünlerdeki kişisel ayarlar.
- Silinecek ve saklanacak veriyi ayırın. Muhasebe ve güvenlik kayıtları gibi yasal saklama gerektirenler silinmez; kişiyle bağı anonim bir kimlikle sınırlandırılır.
- Silmeyi tek işlemde yapın. Parça parça silme, unutulan bir sistemde kişisel veri bırakır.
- Sonucu yanıtlayın ve kaydını tutun. Ne silindi, ne neden saklandı; kaydın kendisi kişisel veri taşımamalı.
Ne silinir, ne kalır?
| Veri | İşlem |
|---|---|
| Ad, kullanıcı adı, e-posta, telefon, parola | Silinir |
| Açık oturumlar, mobil cihaz kayıtları, davet bağlantıları | Silinir |
| Kişinin yazdığı iletişim formu mesajları | Silinir |
| Şirkete ait iş kayıtları (dosya, e-posta, sipariş) | Kurumda kalır; kişi “Silinmiş kişi” görünür |
| Güvenlik denetim ve fatura kayıtları | Yasal süre boyunca anonim kimlikle kalır |
Silme ile kurumdan çıkarma farkı
Çalışan yalnız işten ayrıldıysa ve verilerinin silinmesini istemediyse erişimini kapatmak yeterlidir; kayıtlar ileride gerekebilir. Silme geri alınamaz; yalnız talep varsa yapılır.
Smart360’ta silme talebi nasıl karşılanır?
- Tek işlem: Tenant yöneticisi kurum panelinde kişinin kartından “Kişiyi ve kişisel verilerini sil (KVKK)” düğmesine basar; onay için kişinin kullanıcı adını yazar.
- Merkezde silinenler: Kişinin Smart360 hesabındaki adı, kullanıcı adı, e-postası, telefonu ve parolası silinir; bütün ürünlerde hesabı kapanır, oturumları sonlanır.
- Ürünlerde: SmartPass’te kişinin adı ve kişisel bilgileri anonimleşir, fotoğrafı silinir, kartı iptal edilir. SmartFiles’ta yapay zekâ sohbetleri silinir, açtığı paylaşım bağlantıları kapanır; dosyalar kurumda kalır.
- Kalanlar: Güvenlik denetim kayıtları ile sipariş ve fatura kayıtları yasal süre boyunca anonim kimlikle tutulur.