İşten ayrılan çalışanın e-posta erişimi nasıl kapatılır? Adım adım erişim kapatma rehberi

Erişim neden ayrılık günü kapatılmalı?

Kapatılmayan bir hesap iki ayrı risk taşır. Birincisi bilinçli kötüye kullanımdır: ayrılan kişi müşteri listelerine, tekliflere ya da sözleşmelere erişmeye devam edebilir. İkincisi daha sık görülür ve fark edilmesi daha zordur: artık kimsenin takip etmediği bir hesabın parolası sızdığında, saldırgan kurum içinden geliyormuş gibi görünen bir adrese sahip olur ve bu adresten gönderilen mailler tedarikçilere ve müşterilere güvenilir görünür.

Ayrıca kişi ayrıldıktan sonra da o adrese mail gelmeye devam eder. Bir müşterinin sipariş talebi ya da bir tedarikçinin fatura bildirimi okunmayan bir kutuda kalırsa, zarar güvenlikten değil iş sürekliliğinden gelir.

Üçüncü bir risk de görünürlükle ilgilidir: açık kalan hesaplar lisans ve paket kapasitesini boşuna kullanır, kimin gerçekten çalıştığını gösteren listeleri de bozar.

Ayrılık öncesinde neler hazırlanmalı?

1. Envanter çıkarın. Çalışanın hangi hizmetlerde hesabı olduğunu, hangi ortak kutulara ve dosya alanlarına eriştiğini listeleyin.
2. Devralacak kişiyi belirleyin. Çalışanın yürüttüğü yazışmaları ve dosyaları kimin üstleneceğine önceden karar verin.
3. Devir notu isteyin. Açık işler, bekleyen teklifler ve önemli muhataplar için kısa bir devir notu hazırlanmasını isteyin.
4. Kişisel hesap bağlantılarını ayırın. Kurumsal adresin kişisel hizmetlerde kullanılıp kullanılmadığını sorun; bu kayıtların kişinin kendi adresine taşınmasını isteyin.

Ayrılık günü hangi adımlar uygulanır?

1. Hesabı kapatın ya da devre dışı bırakın. Kurumsal kimliği kapatarak bu kimliğe bağlı tüm hizmetlere erişimi kesin.
2. Açık oturumları sonlandırın. Telefonda ve dizüstü bilgisayarda açık kalan oturumlar parola değişse bile bir süre çalışabilir; oturumları ayrıca kapatın.
3. Ortak kutu ve dosya yetkilerini geri alın. Kişinin yalnız kendi hesabı değil, eriştiği ortak adresler ve dosya alanları da listede olmalıdır.
4. Yazışmaların sürekliliğini sağlayın. Kişinin adresine gelen mailleri devralan iş arkadaşına yönlendirin ya da kutuyu ona atayın; muhataplara yeni iletişim kişisini bildirin.
5. Cihazları ve paylaşılan bağlantıları kontrol edin. Kurum cihazlarını teslim alın; kişinin dışarıyla paylaştığı dosya bağlantılarını gözden geçirin.
6. Kayda geçirin. Hangi erişimin ne zaman kapatıldığını yazılı olarak saklayın.

Ayrılan çalışanın e-postaları ne olmalı?

Kurumsal kutudaki yazışmalar kuruma aittir; ancak içlerinde kişisel veri bulunabilir. Bu yüzden kutunun tamamen silinmesi de, süresiz açık kalması da doğru değildir. Kutu devre dışı bırakılmalı, iş sürekliliği için gereken yazışmalar devralan kişiye aktarılmalı ve kutunun ne kadar saklanacağı kurumun saklama ve imha politikasına göre belirlenmelidir.

Kişinin kutusunu devralan iş arkadaşına parolasını vererek açmak yaygın ama yanlış bir yöntemdir. Bu durumda kimin hangi maili okuduğu ve gönderdiği ayırt edilemez. Doğru yöntem, devralan kişiye kendi hesabıyla ve kayıt altında erişim vermektir.

En sık unutulan erişimler hangileridir?

• Ortak adreslere (info@, muhasebe@) verilmiş erişimler.
• Proje ya da departman dosya alanlarındaki yetkiler.
• Telefondaki posta uygulamasında açık kalan oturum.
• Kurumsal adresle açılmış üçüncü taraf hizmet hesapları.
• Dışarıyla paylaşılmış dosya bağlantıları.
• Kişinin bildiği ortak parolalar; bunlar hemen değiştirilmelidir.

Departman değişikliğinde de aynı adımlar gerekir mi?

Evet, ölçeği daha küçük olsa da gerekir. Satıştan muhasebeye geçen bir çalışanın satış ekibinin ortak kutusuna ve dosya alanına erişimi devam ederse, zamanla herkesin her şeye eriştiği bir düzen oluşur. Yetkilerin departmana bağlanması bu sorunu azaltır: kişi departmandan çıktığında o departmanın erişimleri de ondan alınır.

Erişim kapatma süreci kimin sorumluluğundadır?

Küçük kurumlarda bu iş çoğu zaman kimsenin tam sorumluluğunda değildir: insan kaynakları ayrılığı bilir ama hesapları kapatamaz, bilgi işlem hesapları kapatabilir ama ayrılıktan geç haberdar olur. Sonuç olarak hesaplar haftalarca, bazen aylarca açık kalır.

Çözüm, sürecin bir sahibinin olması ve iki birim arasında sabit bir bildirim kuralı konmasıdır. Ayrılık kesinleştiğinde insan kaynakları, ayrılık tarihini ve devralacak kişiyi hesapları yöneten kişiye yazılı olarak bildirir. Hesapları yöneten kişi de kontrol listesini uygulayıp tamamlandığını geri bildirir. Bu iki mesaj, sürecin atlanmasını büyük ölçüde önler.

Ani ayrılıklarda ne yapılmalı?

Her ayrılık planlı olmaz. Anlaşmazlıkla sonuçlanan ya da aynı gün gerçekleşen ayrılıklarda sıra değişir: önce erişim kapatılır, sonra devir yapılır. Kişi toplantıdan çıkmadan hesabı devre dışı bırakılmalı ve oturumları sonlandırılmalıdır; devir notu ve yazışmaların aktarımı bundan sonra, kurumun kendi erişimiyle yapılır.

Bu durumda kişinin eriştiği ortak kutuların ve dosya alanlarının listesi özellikle önemlidir. Liste önceden hazır değilse, olay anında eksik kalan bir erişim fark edilmeyebilir. Bu yüzden erişim envanterini yalnızca ayrılık anında değil, her çalışan için sürekli güncel tutmak en güvenli yoldur.