Sektör
Mali müşavirlik bürolarında e-posta ve belge düzeni: müşteri evrakı, sahte fatura ve yetki
Mali müşavirlik büroları her ay onlarca müşteriden fatura, dekont ve beyanname evrakı toplar. Evrakın kaybolmaması, doğru kişide durması ve sahte fatura maillerinin ayıklanması günlük işin parçasıdır.
Bir mali müşavirlik bürosunda ayın ilk haftası tanıdıktır: müşterilerden e-postayla, mesajlaşma uygulamasından ve elden gelen evrak, birden çok kişinin elinde dağınık klasörler ve “son hâli hangisi” sorusu.
Büroların üç ortak sorunu
- Evrak toplama: müşteri evrakı farklı kanallardan gelir, bir kısmı unutulur.
- Yetki: her çalışanın her müşterinin dosyasını görmesi gerekmez.
- Sahte fatura ve IBAN mailleri: muhasebe adresleri bu saldırıların ilk hedefidir.
Düzen için kontrol listesi
- Her müşteri için tek bir klasör; içinde dönem alt klasörleri.
- Müşteriden evrak, hesap açtırmayan süreli bir yükleme bağlantısıyla istensin; yükleyen klasörün içini göremesin.
- Müşteri klasörleri yalnız o müşteriyle çalışan ekibe açık olsun.
- Aynı adla yüklenen belge eskisinin üzerine yazılmasın, yeni sürüm olsun.
- Ödeme bilgisi değiştiren mailler telefonla teyit edilsin.
- Ortak muhasebe@ adresine herkes kendi kimliğiyle girsin; parola paylaşılmasın.
DikkatMüşteri evrakı kişisel veri içerir. Saklama süresini ve erişimi yazılı bir kurala bağlayın.
SmartFiles ve SmartMail bu düzeni nasıl kurar?
- Dışarıdan belge isteme: Yönetici açtığında müşteriye süreli bir yükleme bağlantısı gönderilir; yükleyen klasörün içini göremez, gelen dosyada gönderen bilgisi bulunur.
- Klasöre özel erişim: Kısıtlı klasör yalnız seçilen kişilere görünür; yetkisiz alan listede hiç görünmez.
- Sürüm geçmişi: Aynı adlı belge yeni sürüm olur; silinen dosya çöp kutusundan geri gelir.
- Gerekçeli güvenlik analizi: SmartMail şüpheli maili gerekçesiyle işaretler; ortak kutuda herkes kendi kimliğiyle çalışır.