# Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri: info@ ve muhasebe@ adresleri güvenle nasıl kullanılır? > Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri nelerdir? info@ ve muhasebe@ gibi ortak adresleri parola paylaşmadan güvenle yönetmenin yolları. Kaynak sayfa: https://smart360.com.tr/rehberler/ortak-parola-riskleri --- - Ana sayfa - Rehberler - Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri: info@ ve muhasebe@ adresleri güvenle nasıl kullanılır? ## Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri: info@ ve muhasebe@ adresleri güvenle nasıl kullanılır? Ortak mail şifresi paylaşmanın en büyük riski, kutuya kimin girdiğinin ve kimin ne gönderdiğinin bilinememesidir. Parola birden çok kişide dolaştıkça sızma ihtimali artar, ayrılan çalışan kutuya erişmeye devam eder ve parola değiştiğinde herkesin işi durur. Çözüm, ortak adresleri kişi bazında yetkiyle kullanmaktır. 6 dk okuma Yayın: 24 Eylül 2026 Güncelleme: 29 Eylül 2026 Bu rehberde - Ortak parola neden bu kadar yaygın? - Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri nelerdir? - Parola sızarsa ne olur? - Ortak adresler parola paylaşmadan nasıl kullanılır? - Ortak kutuda iş bölümü nasıl yapılır? - Küçük bir ekipte de bu önlemler gerekli mi? - Ortak paroladan kişi bazında erişime nasıl geçilir? - Ortak parolayı bir parola yöneticisinde tutmak yeterli mi? - SmartMail ortak kutuları parola paylaşmadan nasıl açar? - Sık sorulan sorular - İlgili sayfalar - Ortak adresleri parolasız kullanın ### Ortak parola neden bu kadar yaygın? info@, satis@, muhasebe@ gibi adresler birden fazla kişinin takip etmesi gereken işler içindir. En hızlı çözüm, kutunun parolasını ekibe söylemek ve herkesin kendi posta uygulamasına eklemesidir. Kurulumu kolaydır, ek bir ayar gerektirmez ve ilk günlerde sorunsuz çalışır gibi görünür. Sorunlar zamanla ortaya çıkar: ekip büyür, çalışanlar değişir, parola birkaç kez mesajlaşma uygulamalarında ve e-postada paylaşılır. Bir noktada kutuya kaç kişinin, hangi cihazlardan eriştiği artık bilinmez. ### Ortak mail şifresi paylaşmanın riskleri nelerdir? - Kimin ne yaptığı belirsizleşir. Bir müşteriye yanlış teklif gittiğinde ya da önemli bir mail silindiğinde bunu kimin yaptığı ayırt edilemez; herkes aynı kimlikle girmiştir. - Ayrılan çalışan erişmeye devam eder. Parolayı bilen kişi kurumdan ayrıldığında, parola değiştirilmezse kutuya erişimi sürer. - Parola değişikliği herkesi durdurur. Parola değiştirildiğinde kutuyu kullanan herkesin yeni parolayı alması ve tüm cihazlarında güncellemesi gerekir; bu yüzden parola çoğu zaman hiç değiştirilmez. - Parola sızma ihtimali artar. Mesajlaşma uygulamasında, bir not dosyasında ya da ekran görüntüsünde duran parola, kişinin kendi parolasından çok daha kolay sızar. - İki adımlı doğrulama uygulanamaz. İkinci adım tek bir telefona bağlıdır; birden çok kişinin kullandığı hesapta bu adım ya kapatılır ya da işi zorlaştırır. - Yetki ayrımı yapılamaz. Kutuyu yalnızca okuması gereken stajyer ile adına yanıt veren uzman aynı yetkiye sahip olur. ### Parola sızarsa ne olur? Ortak adresler kurumun dışarıya açık yüzüdür; müşteriler, tedarikçiler ve bankalar bu adreslerle yazışır. Parolası sızmış bir muhasebe@ adresi, saldırgana hem geçmiş faturaları ve ödeme yazışmalarını hem de bu adresten güvenilir görünen mail gönderme imkânını verir. Sahte IBAN bildirimleri gibi saldırılar en çok bu tür adreslerden gelen maillerle başarı kazanır. Üstelik parolayı birçok kişi bildiği için sızıntının kaynağını bulmak da neredeyse imkânsızdır. Hangi cihazdan ya da hangi paylaşımdan sızdığı bilinmediğinden, aynı sorun tekrarlanabilir. Bu nedenle ortak parolayla kullanılan bir kutuda şüpheli bir işlem fark edildiğinde yapılabilecek tek şey parolayı değiştirmektir; bu da yine herkesin işini durdurur ve sorunun kaynağına dair hiçbir bilgi vermez. Kişi bazında erişimde ise yalnız ilgili hesap kapatılır, diğer çalışanlar işine devam eder. ### Ortak adresler parola paylaşmadan nasıl kullanılır? - Herkes kendi kimliğiyle girsin. Ortak kutuya erişim, kişinin kendi hesabına verilen bir yetki olsun; kutunun parolası kimseye söylenmesin. - Yetkiyi işe göre ayırın. Okuma, yanıtlama, silme gibi işlemler ayrı yetkiler olarak verilsin. - Erişimi departmana bağlayın. Muhasebe kutusu muhasebe departmanına atansın; departmandan çıkan kişinin erişimi kendiliğinden kalksın. - İşlemleri kayda geçirin. Kimin hangi maili okuduğu, gönderdiği ya da sildiği kişi adıyla görünsün. - Geçiş dönemini planlayın. Kişi bazında erişim kurulduktan sonra eski ortak parolayı değiştirin ve yeni parolayı kimseyle paylaşmayın. ### Ortak kutuda iş bölümü nasıl yapılır? Parola sorunu çözüldüğünde ikinci bir soru gündeme gelir: aynı maile iki kişinin birden yanıt vermesi ya da bir mailin herkes başkası baktı sandığı için yanıtsız kalması. Bunun için ortak kutudaki maillerin sorumlusunun belli olması, bir iş arkadaşının dikkatinin belirli bir maile çekilebilmesi ve maillere ekip içinde görünen notlar eklenebilmesi gerekir. Bu alışkanlıklar, ortak adresi bir "herkesin ve kimsenin" kutusundan, sorumluluğu belli bir ekip aracına çevirir. Müşteri açısından sonuç daha hızlı ve tutarlı yanıttır. ### Küçük bir ekipte de bu önlemler gerekli mi? İki üç kişilik bir ekipte parolayı paylaşmak zararsız görünebilir. Ancak riskler ekibin büyüklüğüne değil, kutunun önemine bağlıdır. Muhasebe ya da satış adresi küçük bir işletmede de ödeme ve müşteri bilgisi taşır. Kişi bazında erişimi ekip küçükken kurmak, büyüdükten sonra dağınık bir düzeni toparlamaktan çok daha kolaydır. ### Ortak paroladan kişi bazında erişime nasıl geçilir? - Ortak kutuyu kullanan herkesi ve hangi işlemleri yaptıklarını listeleyin. - Her kişi için gerekli yetkiyi belirleyin: kim yalnız okur, kim yanıtlar, kim siler. - Kişi bazında erişimleri tanımlayın ve herkesin kendi hesabıyla kutuya ulaşabildiğini doğrulayın. - Posta programlarına ve telefonlara eklenmiş eski ortak parola bağlantılarını kaldırın. - Son olarak kutu parolasını değiştirin ve yeni parolayı kimseyle paylaşmayın. Geçişi bir hafta içinde tamamlamak mümkündür. Bu sürede ekibe neden değişiklik yapıldığını kısaca anlatmak, yeni düzenin benimsenmesini kolaylaştırır. ### Ortak parolayı bir parola yöneticisinde tutmak yeterli mi? Parola yöneticisi, parolanın mesajlaşma uygulamalarında dolaşmasını önler ve bu bakımdan bir iyileştirmedir. Ancak kutuya herkes yine aynı kimlikle girdiği için kimin ne yaptığı ayırt edilemez, yetki ayrımı yapılamaz ve ayrılan kişinin erişimini kapatmak için yine herkesin parolası değişmek zorundadır. Kalıcı çözüm, parolanın kişilere hiç verilmemesidir. ### SmartMail ortak kutuları parola paylaşmadan nasıl açar? - Parola dağıtılmaz: Kullanıcılar ortak kutulara kendi kimlikleriyle (SmartID) girer. Kutunun parolasını sistem üretir ve şifreli saklar; parolayı yalnız yönetici görebilir ve her görüntüleme denetim kaydına düşer. - Kutu başına dokuz izin: Görüntüleme, yazma ve gönderme, silme, etiketleme, karantina, yapay zekâ ile yeniden yorumlama, yapay zekâ sohbeti, not ve dikkat çekme ayrı ayrı verilir. - Atama panosu: Ortak kutular kişilere ya da departman kartlarına sürükle-bırak ile atanır; departmandan çıkan kişinin erişimi kendiliğinden geri alınır. - Kişi adıyla kayıt: Yönetim ekranındaki denetim kaydı, işlemleri yapan kişinin adıyla gösterir. SmartMail paylaşımlı kutular Ürün erişimi vermek ### Sık sorulan sorular ### İlgili sayfalar - İşten ayrılan çalışanın e-posta erişimi Rehber - En az yetki ilkesi nedir? Rehber - CEO dolandırıcılığı nedir? Rehber - SmartMail paylaşımlı kutular SmartMail ### Ortak adresleri parolasız kullanın SmartMail'de ekip ortak kutulara kendi kimliğiyle girer; her kişiye yalnızca işi kadar yetki verilir.